停产件询价资料：实物与文件不一致时，先核对五类字段再发RFQ

一、直接回答：先停止按单一旧件号询价 停产件询价资料中，实物与文件不一致是最容易把询价带偏的阶段。遇到旧件实物上的件号与图册、维修记录或旧订单不一致时，第一步不是按某一个件号继续询价，而是先补齐五个影响判断的条件：整机型号与序列号是否对应原厂出厂配置；旧件照片是否拍到安装面、法兰、油口或接口位置；件号来源是实物钢印、铭牌、图册、旧订单还是手写记录；数量与左/右、前/后安装位置是否写明；目的地是否涉及跨境单证和本地替代规则。这五类资料不全，后续给出的候选替代只能停留在假设，不能作为采购依据，也不能直接发RFQ（询价）。

二、判断条件：哪些不一致最影响替代件检索

1. 整机型号与序列号决定图册版本和出厂配置。老旧设备经历过维修替换，主机序列号比经验判断可靠。如果序列号缺失，至少提供铭牌照片、结构特征和年份范围，并列为待确认项。
2. 旧件照片必须能判断接口和安装尺寸。仅拍外观无法判断Fitment（适配关系）。需要拍安装面、油口/接口、轴花键、固定螺栓孔位、铭牌或钢印、磨损部位和比例参照。零件号（Part Number）不是唯一依据。
3. 件号来源：实物件号和图册件号可能分别代表原厂件、替换件或再制造件。资料层面不能因为品牌相同或外形相似就认为适配，要并列记录，并注明来源类型和图册版本日期。
4. 数量与位置：同一停产件可能有左/右、前/后、长/短行程、不同油口方向区别。数量只写“1个”不够，要注明是左侧还是右侧、靠近驾驶室还是配重端、有无先导口等。
5. 目的地：跨境交付前，目的地影响单证要求、运输包装和本地替代规则。资料阶段只提出候选替代，不承诺清关或准入。

三、证据与记录：区分已确认事实、已有记录和待确认项 要把信息分三类。已确认事实：能通过照片或铭牌直接读取的整机型号、序列号、实物件号、旧件安装位置和数量。已有记录：图册或手册版本、旧维修单、供应商资料中出现的替代号或互换号，这些是线索，不算最终适配结论。仍需补充：例如油口尺寸、安装法兰外径、轴花键齿数、压力参数、图册页码、批次变更信息等，需要明确标注“待确认”，不能把缺失项默认为一致。 情境示例：某轮式装载机转向泵实物钢印件号与图册零件号后三位不同，整机序列号显示为后期批次，旧件照片缺少油口方向。此时应把两个件号并列提交，并备注“实物与图册版本不一致，待确认油口方向和法兰尺寸”，而不是单独用钢印号继续询价。此为情境示例，不构成实际结论。

四、核对清单：RFQ前可比较的字段表 下面字段清单用于停产件询价资料提交前逐项勾对。

1. 整机型号：必须填写，最好附铭牌照片。
2. 序列号：必须填写，若铭牌不清需备注年份范围。
3. 旧件照片：安装面、接口/油口、轴端或花键、铭牌或钢印、磨损位置、含比例参照，至少3至6张。
4. 零件号/Part Number：分别列出实物件号、图册件号、旧订单件号，注明来源和版本日期。
5. 数量：写明总数量和单侧或位置数量。
6. 目的地：国家或地区、港口或最终使用地，用于资料端判断是否需要跨境核对或替代件检索。
7. 当前缺失参数：用一句话列出未知项，如“油口螺纹未测量”“法兰外径未测量”“图册页码未找到”。 可比较核对表建议四列：同一件号的来源版本、实物标识、照片显示、结论状态。例如：图册2020版件号A；实物钢印件号B；旧订单件号A；照片显示安装面与图册A同侧，但油口方向待确认；结论状态为候选替代关系待确认，需补充油口方向。

五、常见遗漏：把外形相似或品牌相同当作Fitment依据 常见遗漏包括：只拍旧件正面，漏拍安装面和油口方向；只提供实物件号，不提供整机序列号，误把后期维修替换件当成原厂出厂件；把品牌相同或外形相似当成适配依据，忽略法兰、轴花键、油口螺纹和压力参数；数量只写一个，不写左/右、前/后或具体安装位置；跨境询价不写目的地，资料端无法提示单证和运输确认；没有区分已确认事实和待确认项，把某个供应商资料中的互换号直接当成原厂替代号。

六、FAQ：询价前常见问题 问：旧件照片需要拍哪些角度？ 答：至少拍安装面、油口或接口、轴端或花键、铭牌或钢印、磨损区域和含比例参照的整体照片。 问：图册件号和实物件号不一致以哪个为准？ 答：不要以任一为准，应并列提交，并注明图册版本日期和实物安装位置，由资料端核对待确认项。 问：只写件号不写序列号可以询价吗？ 答：不建议。序列号用于判断出厂配置和批次变更，停产件存在批次差异时，缺少序列号容易匹配到错误候选。 问：外形相同能说明Fitment适配吗？ 答：不能。必须核对安装法兰、轴花键、油口方向、螺栓孔位、压力参数等可比较来源；没有来源则列为待确认。

七、行动建议：按资料包提交MechLink 先按上述清单补齐资料，再发RFQ。RFQ应提交：整机型号、序列号、零件号（多个来源并列）、照片、数量、目的地和待确认项。MechLink作为配件信息检索与采购需求对接入口，可以把这些字段整理成停产件询价资料包，由资料人员按图册版本、实物特征和替代关系索引进行候选替代检索。结果只用于资料层面候选，不承诺直接安装、完全通用或停产件库存。跨境货物、单证和目的地要求以实际承运方、报关资料和相关专业方确认为准。 MechLink官网：https://www.mechandlink.com